Порядок смены главного бухгалтера на предприятии. Смена главного бухгалтера

К начальнику бухгалтерской службы предъявляют специфичные требования, так как он создает имидж компании на инвестиционном рынке и получении преференций контрагентов. Существуют особенности смены главбуха и приема на должность нового сотрудника. Он должен максимально обезопасить себя от претензий руководства, контролирующих органов в будущем.

В настоящее время нормативные акты, регулирующие порядок передачи дел, отсутствуют. В некоторых ведомствах он прописан, но организация имеет права сама установить правила передачи и приема дел главбуха. Основное требование - ориентация на Закон РФ «О бухгалтерском учете».

Увольнение и прием

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.

Причины увольнения могут быть следующие:

нанесения ущерба организации;
разглашение коммерческой тайны;
по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

В ФЗ «О коммерческой тайне» ст. 5 предусмотрен ряд данных, которые не считаются коммерческой тайной в организации.

Главный бухгалтер на испытательном сроке может уволиться после уведомления начальства в любой день. Увольнение лица на срочном контракте при смене собственника возможно только при выплате компенсации в объеме трехмесячного заработка.

При смене бухгалтера состояние финансовой отчетности обязательно оценивают и фиксируют в актах. Письменное оформление данных проверки поможет новому сотруднику снять ответственность за достоверное предоставление информации, выявить неправильное определение налоговой базы, ошибки в бух.отчетности и налоговых регистрах.

Кому передать дела?

Принять дела у уходящего главного бухгалтера может несколько лиц. Наиболее часто - это новый главбух. Но может произойти так, что нового сотрудника еще нет, а старый - имеет законное право покинуть занимаемую должность. Тогда при наличии нескольких бухгалтеров можно временно передать дела им.

В затруднительную ситуацию попадают малые предприятия, где главный бухгалтер является всей бухгалтерией. Дела принимает руководитель компании, так как он несет ответственность за организацию бухучета.

Если руководитель против приема дел, то предыдущий главбух должен письменно оформить этот факт. При отказе руководителя подписать протокол с отказом, необходимо сделать следующее:

составить опись дел для сдачи (2 экземпляра);
отправить один экземпляр в налоговую службу заказным письмом или под расписку налогового инспектора.

Если сотрудник не может передать дела (заболел, умер), то руководитель должен издать указ о приеме их другим лицом.

Порядок передачи дел

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
Инвентаризация финансовых обязанностей.
Акт приема отчетных и учетных документов.
Приложение к акту.
Организационные мероприятия.

Комиссия формируется по необходимости, когда выявлены массовые нарушения, отрицательные результаты налоговой проверки и др. В него входят другие работники бухгалтерии, важных подразделений. В приказе оговаривают полномочия комиссии.

Составление приказа

Закон № 129 ФЗ гласит, что компания может самостоятельно выбирать для себя нормы и этапы приема-передачи дел главбуха. Работодателю необходимо выпустить нормативный акт в форме инструкции, приказа, распоряжения, где будет подробно писан порядок передачи обязанностей.

На практике наиболее распространенным является приказ с указанием:

Причин приемки-передачи обязанностей.
Срока, в течение которого каждый бухгалтер руководит бухгалтерской службой и подписывает документацию.

При уходе главбуха по своему желанию у работодателя в распоряжении есть 2 недели на расторжение трудовых обязательств. Если происходит смена собственника и увольнение инициировано администрацией, то предельный срок на прерывания трудовых отношений равен 3 месяца после возникновения у нового владельца права собственности.

Ответственного за передачу документов лица - уходящий главбух.
Ответственного за прием лица - новый главбух или руководитель организации при исполнении им обязанностей.
Лиц, участвующих в приеме-передаче - аудиты, вышестоящие органы, специальная комиссия.
Дату окончания процесса передачи дел - это время завершения учетного процесса за прошедший период. Как правило, дата должна учитывать сроки сдачи бухгалтерской, налоговой отчетности.
Обязанности и полномочия нового главбуха.

Окончание учетных процессов

В приказе прописывают дату, когда предыдущий главбух обязан прекратить учетные процессы. Требуется:

сформировать первичные документы;
предоставить налоговую, статистическую, бухгалтерскую отчетность, все расчеты по выплате страховых взносов;
оформить бухгалтерские записи.

Все передаваемые документы обязательно подшивают.

Инвентаризация

Независимо от наличия договора материальной ответственности требуется организовать инвентаризацию финансовых средств на счетах и кассах.

Выявленные расхождения отражают на счетах в соответствии с Положением по бухгалтерской отчетности. Излишки приходуют по их рыночной стоимости на момент инвентаризации, сумму требуется занести в финансовый результат (увеличение дохода). Недостачу и порчу имущества считают издержками, при превышении ущерба их норм - на виновное лицо. Если подобное не выявлено, то убытки записывают в увеличение расходов или финансовый результат.

Закон о бухучете (ст. 12 п. 2) предусматривает обязательную проверку состояния имущества, обязательств согласно данным бухучета при смене материально ответственного лица. Данные отражают в актах и описях, составленных в 3 экземплярах:

для бухгалтерии;
увольняющемуся сотруднику;
новому главбуху.

Бумаги прикладывают к составленному акту.

Инвентаризация обязательна:

перед годовой отчетностью, если ранее она не проводилась;
если с главбухом оформлен договор о материальной ответственности в полном объеме.

На малых предприятиях целесообразно провести полную инвентаризацию имущества, обязательств. В крупных организациях на это уходит много времени, трудовых ресурсов. В подобных случаях рекомендуют прибегнуть к выборочной проверке доходов и расходов, финансовых вложений, задолженности.

Проверка

Передача дел должна сопровождаться актом проверки отчетности и бухучета. В большинстве случаев лучше воспользоваться услугами аудиторской компании. Это позволит получить независимое заключение по ведению учета. Если подобное неосуществимо, то новый сотрудник должен выполнить всю работу самостоятельно.

В первую очередь стоит проверить операции текущего года, так как часть налоговых деклараций будет сдаваться за последний год. Это период будет включать время, когда новый главбух не работал в организации.

Обратить внимание следует на:

учредительные документы, государственную регистрацию, протоколы собрания наблюдательного совета и учредителей, постановку на учет в ФНС, регистрацию ККТ;
отчетность, которую вправе проверить налоговая - за 3 года, текущий год;
система документооборота, учетная политика, обязанности в бухгалтерии;
выписка со счетов, договора, акты сверки и остальные расчетные документы;
материалы инвентаризации;
регистры налогового, бухгалтерского учета;
акты проверок за 3 предыдущих года;
акты сверок с бюджетными, внебюджетными фондами;
судебные разбирательства с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами;
материалы о растратах, недостачах и хищений.

На время передачи учетные процессы обязаны быть завершенными - произведены бухгалтерские записи за прошедший период, скомплектована первичка, сформирован оборотный баланс, налоговая и финансовая отчетности.

Первичку и регистры подшивают, группируя с номенклатурой дел: список журналов и дел.

Составление акта

Для разграничения ответственности нового (принимающего) и предыдущего (передающего) бухгалтеров необходимо составить акт. Документ так же используется для представления во время приема-сдачи дел:

первичной документации, материального учета, отчетности;
ведущих финансовых показателей.

Во время составления и сдачи акта у нового сотрудника должны быть необходимые книги и журналы: доверенности, кассовая книга, книга покупок/продаж, счет-фактур, учета ценных бумаг, регистрация чековых книжек. При отсутствии перечисленных документа это фиксируют в акте и заводят новые на дату приемки.

Правильность данных учета производится при помощи выборочной проверки. Для важных операций используют сплошной способ проверки.

При оценке учетных данных проверяют:

полноту;
рациональность;
своевременность;
осмотрительность;
непрерывность деятельности;
отсутствие противоречий;
имущественную обособленность;
последовательность использования учетной политики;
соблюдение правил учетной политики;
оформления первичных документов учета;
временную определенность факторов хоз.деятельности;
регистрация и наполнение регистров бух.отчетности.

Развернутый документ позволит новому специалисту оптимизировать работу на начальном этапе за счет содержания сведений учетного, отчетного и организационного характера.

В акте рассматривают следующие моменты:

Организация бухучета - характеристика работы бухгалтерии, ведения учета.

В организации работы рассматривают укомплектованность бухгалтерской службы, распределение обязанностей, наличие квалификации работников, должностных инструкций и штатного расписания. Отчетность и бухучет должен вестись по унифицированным и типовым формам учетной документации, используются специализированные или специально созданные для этих целей внутри организации бланки.
Наличие ведомственных инструкций, обеспечение учета нормативной базой - программным обеспечением, книгами.
Наличие у персонала оргтехники, компьютеров.
Общая характеристика бухучета. Состояние регистров аналитического и синтетического учета, наличие расхождений. Форма и система бухучета (мемориально-ордерная, компьютерная, журнально-ордерная,).

Состояние учета финансовых средств.

Касса. Присутствие кассира, договора на материальную ответственность. Порядок и место хранения денежных и наличных средств. Ведение кассовой книги, остаток средств и финансовых бумаг в кассе.
Перечень банковских счетов организации. Указывают их все номера и банковские отделения. Остаток средств берут из банковских выписок и сверяют с учетными данными. Присутствие уведомлений ФНС об открытых счетах.
Наличие чековой книжки, неиспользованные номера в ней.

Соответствие остатка финансовых средств, кассовых записей бухгалтерским записям должно быть зафиксировано отдельным актом. Его необходимо приложить к акту передачи дел.

Учет расчетных операций.

Присутствие выписок с банковских счетов и бумаг расчетного характера.
Кредиты в банках, задолженность по ним и сроки погашения.
Акты сверки расчетов с контрагентами, дата урегулирования расхождений. Претензионная работа. Действительные задолженности. Безнадежная и просроченная дебиторская задолженность.
Задолженность перед бюджетом, акты сверки по расчетам с ФНС.

Учет амортизированного имущества (нематериальные активы, основные средства). Время и отражение в отчете последнюю инвентаризацию имущества. Вид и место хранения описей инвентаризации. Присутствие актов ввода, выбытия и списания ОС. Наличие инвентарных карточек и приказов назначения ответственных работников за сохранность ценностей.
Состояние материального учета. Акты выверки бухгалтерских записей и данных материально ответственных сотрудников (снятие натуральных остатков, сличительные ведомости). Данные последней инвентаризации. Отражение фактов хищения и недостачи, актов ревизии, обследования. Ведение аналитического учета материалов. Присутствие расходной и приходной документации по передвижению материальных ценностей.
Расчет с работниками. Штатное расписание, трудовые контракты. Наличие задолженностей перед работниками. Характеристика персонифицированного учета.
Отчетность. Соблюдение сроков подачи бухотчетности и налоговых деклараций, их достоверность. Решение учредителей о выплате дивидендов и утверждения отчетности. Налоговые регистры.
Хранение документации. Надежность хранения, контроль бланков строгой отчетности, бухгалтерского архива. Присутствие описей дел.
Перечисление первичных, бухгалтерских документов по составленной описи.

Список передаваемых штатных расписаний, смет, соглашений, договоров, регистров, папок первичных документов, обязательств и др.
Отсутствие любых документов и первичных регистров бухучета.

Остаток по проверенным счетам. Подтверждение и расшифровка остатков счетам. Рекомендуют подтверждать остатки по финансовым расчетам и счетам учета имущества.
Перечень отсутствующей документации. Предыдущий главбух обязан написать объяснительную на имя руководителя, где указывает причины нарушений. Неточности и ошибка в отчетности, оформлении документации, найденные во время проверки. Все лучше фиксировать бухгалтерскими справками с подписью уходящего сотрудника.
Замечания и пояснения принимающего дела главбуха к акту увольняющегося работника. Указывают несогласия с положениями акта.
Фиксация факта передачи печати и фирменных штампов, ключей к «Клиент-Банку» и сейфам, сертификаты спецоператора связи.

В крупных компаниях в штате присутствует несколько бухгалтеров. В акте тогда следует отразить только документы, находящиеся под контролем главбуха.

Подписи и расшифровки принимающего и сдающего бухгалтера, членов комиссии.
Дата передачи.

Акт станет основанием для приказа (распоряжения) руководства о передаче дел.

Первичная документация, бухгалтерская отчетность, регистры следует хранить установленный правилами архивного дела срок, но минимум 5 лет. В наличии должны быть все документы за этот период.

К акту прикладывают документы:

акт инвентаризации финансовых обязательств: акты сверки расчетов с внебюджетными и бюджетными фондами, дебиторской и кредиторской задолженности;
акт инвентаризации активов, обязательств;
акт инвентаризации финансовых средств в кассе, опись ценных бумаг, бланков строгой отчетности;
аудиторское заключение о соответствии бухочетности;
перечень регистров, учетных документов, отсутствующих во время приема-передачи дел.

Заключительный этап

После передачи дел, подписания акта и увольнения предыдущего главбуха следует выполнить:

Уведомить ФНС о новом главбухе. Закон не предусматривает обязательного уведомления, а соответственно и ответственность за отсутствия не предусмотрена. Однако налоговики требуют письмо-уведомление с печатью организации и копией приказа а назначения, паспортные данные нового сотрудника.
Во всех финансовых организациях, где отрыты счета, оформить новые карточки.
С первого дня вести недостающие учетные регистры.
Если требуется подать уточненные декларации.
Исправить выявленные ранее ошибки.

Ответственность

После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.

При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям - только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.

Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:

Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами - 4-5 тыс. руб.
Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы - 0,5-1 тыс. руб.
Деятельность без учета в перечисленных органах - 2-3 тыс. руб.
Несоблюдения срока подачи декларации - 0,3-0,5 тыс. руб.
Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов - 1-2 тыс. руб.
Отсутствие данных для налогового контроля - 0,3-0,5 тыс. руб.
Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% - 2-3 тыс. руб.
Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним - 4-5 тыс. руб.
Неправильное предоставление статической информации - 3-5 тыс. руб.

Новый главбух должен принять дела у предыдущего сотрудника. Составленный акт передачи поможет исключить ряд проблем в будущем, выявит недочеты предшественника, исключит грубые ошибки во время работы и др. Он составляется в произвольной форме, но должен охватывать максимальный объем информации по отчетности.

В действующих положениях ТК РФ нет четких требований о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально

Главный бухгалтер - такой же сотрудник компании, как и любой другой, поэтому вправе уволиться по собственному желанию и по согласованию сторон, а также быть уволен по приказу руководителя за нарушение трудового законодательства.

При найме на работу нового главбуха вам потребуется грамотно составить бланк трудового договора, заполнить онлайн который вы можете в функциональной и удобной программе Кадры от Бухсофт.

Довольно распространен вопрос - должен ли главбух передавать дела при увольнении? Примечательно, что в действующих положениях Трудового кодекса РФ нет четких требований и рекомендаций о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику на его место. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально. В сегодняшней статье разберемся, каков порядок передачи дел главного бухгалтера.

Этапы передачи дел главного бухгалтера

Конкретной последовательности передачи дел увольняемого главбуха не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственный порядок. Тем не менее, существует стандартная схема, с небольшими отклонениями компании стараются придерживаться чаще всего именно ее.

Этап первый - приказ руководителя о передаче дел

В приказе за подписью руководителя компании должны содержаться следующие основные моменты:

причина проведения процедуры передачи дел (увольнение главного бухгалтера может являться такой причиной);
период проведения приема-передачи дел. Важно отметить, что при увольнении главбуха по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), расторгнуть трудовое соглашение с ним работодатель обязан за две недели (ст. 80 ТК РФ). Если увольнение производится по инициативе руководителя и имеет место смена собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), срок прекращения трудовых отношений с главбухом составляет три месяца с момента установления права собственности нового собственника (ст.75 ТК РФ);
перечисление полномочий увольняющегося главного бухгалтера;
сведения (ФИО) о лице, ответственном за сдачу документов - увольняющемся главном бухгалтере;
сведения (ФИО) о лице, принимающем дела (если кандидат в главбухи еще не найден, указывается руководитель компании, если найден и трудится в качестве заместителя главбуха или просто бухгалтером - указать нужно именно его);
сведения (ФИО) иных лиц, задействованных в передаче дел (например, аудиторы и члены назначенной комиссии);
дата окончания передачи дел. Назначенный день нужно сопоставить со сроками сдачи налоговых деклараций и бухотчетности, передавать дела накануне сдачи отчетов как минимум нерезонно.

Этап второй - завершение текущих рабочих процессов

До дня, указанного датой завершения учетных процессов в приказе о передаче дел, увольняющемуся главбуху нужно закончить все свои дела: внести необходимые бухгалтерские записи в регистры, сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность за последний перед увольнением отчетный период, подготовить первичные документы, подшить все закрытые и сданные документы.

Срок завершения учетных процессов определяется приказом руководителя, но в любом случае он не может превышать один квартал, как период для многих отчетов в ИФНС.

Этап третий - проведение инвентаризации

Даже если с увольняемым главбухом не был заключен договор о материальной ответственности, инвентаризация денежных средств необходима, а обязательность такой проверки закреплена в статье 12 Закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухучете». Инвентаризацию финансов проводят и по кассе, и по расчетным счетам организации.

Если компания относится к крупным и крупнейшим, то проверить все имущество не так-то просто, поэтому проводится выборочная инвентаризация. Проверяют наиболее значимые показатели: доходы и расходы компании, денежные вложения, дебетовую и кредиторскую задолженности.

По итогам инвентаризации нужно подготовить акты и описи согласно установленному порядку.

Бумаги формируются в трех экземплярах, один останется в бухгалтерии, два других передаются увольняющемуся и принимаемому на работу главбухам. Оформленные документы нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Этап четвертый - проверка бухгалтерии

Проверить состояние бухгалтерского учета, особенно если компания большая, непросто, поэтому, как правило, прибегают к помощи аудиторских организаций. Хотя такая проверка может быть проведена и руководителем компании и новым бухгалтером, который будет в дальнейшем трудиться в должности главбуха.

Чтобы не запутаться во множестве нюансов, принято за правило проверять следующие документы финансового состояния, отчетности и учета:

учредительная документация;
учетная политика организации, система документооборота;
бухгалтерская и налоговая отчетность за текущий и 3 предыдущих года;
расчетные бумаги, выписки из банков, договоры с выделенными суммами денежных средств,
материалы прошлых проведенных инвентаризаций;
акты налоговых, аудиторских и иных проверок за последние 3 года;
сведения о хищениях, недостачах, растратах;
материалы текущих судебных разбирательств компании с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Этап пятый - подготовка акта приема-передачи

В действующих законодательных положениях нет утвержденной формы акта приема-передачи, поэтому формируется он в свободной форме и должен отражать текущее положение дел в компании на момент передачи полномочий с полной описью передаваемых документов. Если документов очень много, опись формируется отдельно с пометкой об этом в самом акте.

Акт подписывается бывшим главным бухгалтером и лицом, вступающим в эту должность. Если же увольняющийся главбух отказывается подписывать документ, нужно подготовить акт об отказе и заручится подписями двух свидетелей этого факта.

Акт приемки-передачи - довольно значимый документ для вступающего в должность нового главбуха. Он может стать гарантом при отстаивании своих прав, например, при недостаче и неправильном оформлении документов бухучета.

Поэтому к его формированию нужно подойти со всей ответственностью. В частности, в акте обязательно должна фигурировать дата передачи документов, быть перечислены все принимаемые документы с их полным наименованием и датой составления. Недостающие документы, обязанные вестись по правилам бухучета, лучше вынести в отдельный список или сделать отметку об этом в самом акте. Также в акте обязательно нужно отразить обнаруженные ошибки расчетов, недочеты в оформлении первички, налоговой документации.

Готовый документ должен быть утвержден и подписан руководителем компании, при наличии в акте также ставится круглая печать.

Кого уведомить о смене главного бухгалтера?

В первую очередь о смене главбуха нужно уведомить обслуживающий организацию банк. Связано это с необходимостью замены банковской карточки компании, в которой отражены образцы подписей. Внебюджетные фонды и налоговиков по закону уведомлять необязательно. Однако если главбух в учредительных документах указан как лицо, наделенное правом действовать от имени компании без доверенности, то и налоговиков, и ПФР, и ФОМС, и ФСС придется уведомить письмом, составленным в свободной форме. Законом не оговорены сроки такого уведомления, однако сделать это лучше как можно скорее с момента назначения нового главбуха.

Смена главного бухгалтера всегда является стрессом для организации. Новый бухгалтер должен успеть освоиться и принять дела от своего предшественника. Как сделать это, чтобы не нарушить привычный ритм деятельности компании и минимизировать негативные последствия при дальнейшей работе?

Законодательство РФ не предусматривает регламента приема и передачи дел при смене главного бухгалтера в компании. Однако в интересах самой организации, особенно крупной (с большими оборотами и различными видами деятельности), провести и оформить данную процедуру надлежащим образом.

Что нужно учесть при приеме дел от уходящего главного бухгалтера

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит в частности из следующих этапов:

издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
ознакомление с внутренними документами компании;
непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
проверка состояния учета и отчетности;
оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки. Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности. Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 года, то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 год, а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 года. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.

При приеме дел новым главным бухгалтером необходимо провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции главного бухгалтера. Также должна быть осуществлена передача печати организации, ключей от сейфа, если таковой имеется в отделе, и от системы «клиент-банк». Если на главного бухгалтера возложены обязанности кассира, то прежний бухгалтер обязан передать ему всю денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности и ключи от кассы.

Новому главбуху важно выяснить, не числится ли за данной организацией задолженность по уплате налогов и страховых взносов. Это можно определить по остаткам на соответствующих счетах бухучета. Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами.

Целесообразно, если в данной передаче дел и проведении инвентаризации будут участвовать прежний и новый главные бухгалтеры, а также финансовый директор или руководитель компании. В некоторых случаях к проверке могут быть привлечены аудиторы, которые помогут в проведении независимой экспертизы состояния учета и отчетности.

Инвентаризация как составляющая процедуры передачи дел

Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Согласно этим указаниям проводить ее при смене главного бухгалтера не обязательно.

Справка

Как происходит смена главного бухгалтера

Отсутствие главного бухгалтера может отразиться не только на ведении бухгалтерского и налогового учета, но и на компании в целом, поскольку он решает многие административные вопросы и подписывает документы.

Безболезненно уволить главного бухгалтера получится, только если на его место найдена замена. Тогда оформить на работу нового бухгалтера можно временно на должность заместителя. Либо, наоборот, перевести на другую должность уходящего сотрудника. В этом случае их обязанности будут четко распределены до момента окончания передачи дел и увольнения главного бухгалтера. Как правило, после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, передающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно с этим оформляется право подписи банковских документов нового сотрудника.

В организации может сложиться ситуация, когда замену увольняющемуся главному бухгалтеру пока найти не удалось. В этом случае дела передаются непосредственно руководителю данной компании. Ведь именно он в соответствии с пунктом 1 статьи 6 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации. Либо дела могут быть переданы назначенному руководителем ответственному лицу, например заместителю главного бухгалтера или финансовому директору

Однако в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) инвентаризация в обязательном порядке проводится при смене материально ответственных лиц. Согласно статье 243 ТК РФ такая ответственность на главного бухгалтера может быть возложена трудовым договором или иным соглашением. В этом случае в обязательном порядке составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 в трех экземплярах и инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16 (обе формы утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Кроме того, в данном случае можно провести необязательную выборочную или полную инвентаризацию имущества и обязательств в зависимости от возможностей организации. Также следует распечатать из бухгалтерской программы оборотно-сальдовую ведомость и другие карточки счетов бухучета на дату приемки дел, которые нужно заверить у бывшего главного бухгалтера и руководителя организации. Это позволит подтвердить «входящие» остатки по счетам на дату приемки дел.

Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.

Наличие каких документов нужно проверить

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ предусматривает хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия не менее пяти лет. Кроме того, сроки хранения конкретных видов документов приведены в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации необходимо хранить не менее 10 лет.

Начать проверку следует с изучения учредительных документов организации. В обществах с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерных обществах - устав. Также нужно тщательно изучить регистрационные свидетельства, устав организации и другие уставные документы для понимания структуры компании, наличия обособленных подразделений и иностранного капитала, если таковые имеются.

Помимо этого, следует проверить наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации. Если компания подлежит обязательному аудиту, то необходимо проанализировать аудиторские заключения и отчеты, обращая внимание на ошибки, выявленные проверяющими в ходе проведенных проверок.

Обязательно проверяется наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании. Анализ учетной политики необходим для понимания методов учета, которые в ней используются. Следует уточнить, какие именно первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике и как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

утвержденного плана счетов организации;
налоговых регистров;
налоговой и бухгалтерской отчетности;
оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;
книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;
отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;
актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;
бухгалтерских справок;
актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;
инвентаризационных описей;
кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;
договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;
кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);
должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;
списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя на основании пункта 3 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

Ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание при проверке состояния учета и отчетности

Чтобы обезопасить себя от налоговых санкций вследствие наличия ошибок, доставшихся от прежнего главного бухгалтера, новому главе бухгалтерии нужно проверить правильность ведения учета и формирования отчетности в организации за последний отчетный или налоговый периоды. Такую проверку нередко проводят с привлечением аудиторской компании (аудитора) либо собственными силами организации.

Проверка бухучета и бухгалтерской отчетности. Она предполагает анализ соблюдения всех требований, которые установлены в пункте 6 ПБУ 1/2008 (утв. приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н). Так, принимая дела, главный бухгалтер проверяет:

полноту отражения в бухучете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
рациональное ведение бухучета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Бухгалтерскую отчетность проверяют на предмет ее соответствия показателям по счетам главной книги организации на отчетную дату. При этом главный бухгалтер может выборочно проверить также и правильность отражения операций на счетах бухучета.

Проверка правильности исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов. По причине большого объема информации в первую очередь следует уделить внимание отчетности, по которой налоговый период устанавливается как год. Дело в том, что отчетность по таким налогам и взносам новый главный бухгалтер будет составлять с использованием сведений тех периодов, когда работал прежний главбух. А ошибка, допущенная, например, в I квартале, повлечет за собой искажение налоговой базы при составлении отчетности за следующий отчетный период и весь год.

Так, прежде всего надо проанализировать, все ли расходы, признанные в базе по налогу на прибыль , документально подтверждены и экономически обоснованны в соответствии со статьей 252 НК РФ. Также нужно обратить внимание на правильность исчисления авансовых платежей, поскольку исходя из этих сумм будет рассчитываться размер налога на прибыль к уплате в бюджет в последующие отчетные периоды.

По налогу на имущество обязательно проверяется остаточная и среднегодовая стоимость всех основных средств для определения правильности исчисления налоговой базы.

В рамках проверки правильности исчисления НДС стоит уделить внимание налоговым вычетам. Важно проанализировать обоснованность их применения, в том числе на предмет наличия счетов-фактур и использования приобретенных товаров, работ и услуг для облагаемой деятельности. Также бухгалтеру нужно удостовериться в правомерности использования ставок НДС 10 и 0%. А если у организации есть как облагаемые, так и необлагаемые операции, то проверяется, велся ли раздельный учет.

Кроме того, необходимо удостовериться в том, исполняла ли организация обязанности налогового агента по налогу на прибыль, НДС и НДФЛ.

При проверке отчетности новому главному бухгалтеру стоит обратить внимание на соблюдение сроков ее представления в налоговые органы и внебюджетные фонды. А при ревизии кассовых документов - сверить номер и сумму корешка последнего использованного кассового чека с данными, указанными в кассовой книге.

Каким документом оформляется передача дел

В пункте 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - остается в организации. Образец заполненного акта см. ниже.

Рисунок. Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера

В акте указываются следующие данные:

ФИО лиц, сдающих и принимающих дела;
дата передачи дел;
реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;
опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: «Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 год», «Акты оказанных услуг за 2011 год» и т. д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);
серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
список отсутствующих документов;
пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

К данному акту целесообразно приложить акт проведенной инвентаризации, акты сверок расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами на момент передачи дел или на последнюю отчетную дату, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту).

Если по итогам приема-передачи дел будут выявлены ошибки, то их нужно исправить и при необходимости предоставить уточненные декларации в порядке, установленном статьей 81 НК РФ. А недостающие документы следует восстановить в кратчайшие сроки. Если количество выявленных ошибок при выборочной проверке будет значительным, то имеет смысл провести инициативную аудиторскую проверку, чтобы избежать в дальнейшем налоговых санкций.

Если передача дел не проводилась

Предположим, передача дел при смене главного бухгалтера не проводилась или не оформлена должным образом. А впоследствии выявлена недостача каких-либо ценностей и документов или обнаружены ошибки в учете и отчетности. В этом случае восстановление первичных документов и отчетности потребует много сил и времени от работников бухгалтерии, включая нового главбуха.

При выявлении недостачи работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня его обнаружения вне зависимости от того, что сотрудник уволился.

В связи с тем что новый главный бухгалтер может не знать каких-то нюансов учета в конкретной компании, пренебрежение рассматриваемой процедурой может повлечь за собой множество ошибок как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Помимо этого, в случае налоговой проверки новый главбух не сможет должным образом объяснить проверяющим причину отражения тех или иных операций за прошлые налоговые периоды.

Напомним, что за грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). А при нарушении сроков представления налоговой отчетности - предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ). Причем если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, при нарушении валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

В то же время заметим, что привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Ведь согласно пункту 1 статьи 1.5 КоАП РФ лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Такое же мнение отражено в письме Минфина России от 23.10.08 № 03-02-08/20

Главный бухгалтер отвечает за методологию ведения учета на предприятии, за соблюдение кассовой дисциплины, является руководителем отдела бухгалтерии, он наделен полномочиями подписывать отчетность, обладает правом второй подписи на банковских документах… Данный список обязанностей можно продолжать очень долго. Словом, не мудрено, что замена работника, занимающего столь ответственную
должность, дело хлопотное. Сегодня мы как раз и поговорим о тонкостях данной процедуры

Смена главбуха - дело ответственное

Базовый документ, регламентирующий работу бухгалтера, - Закон о бухучете, к сожалению, не описывает процедуры смены главного бухгалтера. Нет такой информации и в подзаконных актах. Ранее в п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 г. № 59, указывалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Однако в настоящее время данный документ не применяют, о чем неоднократно говорилось во многочисленных письмах Минфина, например, от 12.02.2010 г. № 31-34000-10-5/3091. Такой же позиции придерживается и Минюст в письме от 06.11.2003 г. № 20-9-9354. Поэтому порядок передачи дел при смене главбуха хозрасчетным предприятием определяется самостоятельно (разумеется, с оглядкой на нормы трудового законодательства) и может быть закреплен во внутренних документах, скажем, в должностной инструкции главного бухгалтера, или утвержден приказом руководителя.

В то же время для бюджетных учреждений действует Типовое положение № 59, в п. 12 которого четко оговорено: «Принятие (передача) дел главным бухгалтером в случае назначения на должность или увольнения с должности осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт» .

Порядок передачи дел при смене главбуха может отличаться в зависимости от причины увольнения, наличия на момент увольнения его преемника, а также от того, насколько мирно или наоборот конфликтно осуществляется расставание с работодателем. Идеальный вариант - узнав об увольнении бухгалтера, вовремя подыскать ему замену среди имеющихся сотрудников или же найти подходящую кандидатуру со стороны, назначив такое лицо заместителем главного бухгалтера на период вхождения в курс дела. На день увольнения следует передать дела и оформить приказ о назначении зама главбухом.

Вместе с тем, очевидно, что такая схема действий на практике не всегда возможна. Например, нередко новый главбух приходит на место старого, когда последний уже уволился. Поэтому может сложиться ситуация когда новичку попросту не у кого принимать дела или приходится принимать их у директора - человека, обычно далекого от бухгалтерии. А это значит, что, вступив в должность главбуха, придется с повышенным вниманием отнестись к проверке составленных ранее документов, регистров, отчетности. Ведь, как показывает практика, если предшественник совершил действия, повлекшие уголовную ответственность, уголовное производство могут открыть и касательно нового бухгалтера. В качестве примера можно вспомнить ситуацию, рассмотренную в письме ГНАУ от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119. Правда, согласно описанному в нем сценарию, уголовное дело было прекращено в связи с отсутствием у новопринятого главбухаумышленного уклонения от уплаты налогов, однако же суд усмотрел в действиях бухгалтера служебную халатность, которая может также повлечь уголовную ответственность согласно ст. 367УКУ. Подобное предостережение содержится и в письме ГНАУ от 18.09.2009 г. № 11305/5/23-4018/462: «…для избежания случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера при увольнении предыдущего главного бухгалтера ему необходимо проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период исполнения им должностных обязанностей» .

Справедливости ради, отметим: редакция придерживается мнения, что новый главбух не должен нести ответственность за ошибки своего предшественника. Вместе с тем не стоит забывать, что чужие ошибки нередко являются следствием появления собственных. Например, декларация по налогу на прибыль составляется нарастающим итогом. И если по причине неправильного начисления амортизации прежним начальником бухгалтерии в бытность нового главбуха возникнет недоплата по налогу на прибыль, ответственность, очевидно, будет возложена на последнего.

Не менее заинтересованы в том, чтобы передача дела прошла гладко, уходящий бухгалтер и в особенности директор предприятия. Для увольняющегося главбуха правильно задокументированная передача дел - вопрос не только репутации, но и гарантия того, что после увольнения ему не будут предъявлены претензии, например, по факту отсутствия тех или иных документов. Что же касается директора, то согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете именно он отвечает за организацию бухгалтерского учета на предприятии, обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозопераций в первичных документах и сохранность документов, регистров и отчетности. Поэтому в случае выявления контролирующими органами ошибок, недоплат по налогам и т.п. за период работы прежнего бухгалтера весь груз ответственности придется нести именно ему.

Как видим, смена бухгалтера - дело непростое и, как следствие, требующее соблюдения ряда процедур, которые ниже мы рассмотрим поэтапно. Но прежде всего остановимся на нюансах увольнения главного бухгалтера.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Главбух - такое же наемное лицо, как и все работники предприятия, поэтому он может увольняться по тем же основаниям, что и остальные сотрудники: по собственному желанию, по согласию сторон, по инициативе работодателя и т.д. Существует, правда, специфическое основание для увольнения главбуха, предусмотренное п. 1 ч. 1 ст. 41 КЗоТ - за одноразовое грубое нарушение трудовых обязанностей. Однако учитывая, что понятие «грубое нарушение» в законодательстве не определено, такое основание применяют крайне редко, причем точку при расторжении трудового договора на таком основании, как правило, ставит уже судебная инстанция.

Также при увольнении главбуха остаются в силе все требования и ограничения, установленные законодательством относительно прекращения трудовых отношений. В частности, не допускается увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности работника (кроме увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗоТ - в связи с не появлением на работе по болезни в течение более четырех месяцев подряд), а также в период нахождения его в отпуске. Вместе с тем, в порядке исключения, для увольнения главбуха по инициативе работодателя (независимо от оснований) не нужно согласия профсоюзной организации (ст. 43 КЗоТ).

В день увольнения работнику следует выдать трудовую книжку и провести с ним окончательный расчет (ст. 47 КЗоТ). Причем это правило работает независимо от инициатора расторжения трудового договора. Возьмем случай, когда главбух увольняется по собственному желанию (ст. 38КЗоТ) и предупреждает об этом работодателя за две недели. Если в течении данного срока не удалось подыскать ему замену или в полном объеме принять дела, его все равно должны уволить в оговоренный в заявлении срок с соблюдением требований ст. 47 КЗоТ. При этом, если необходимо продлить время передачи дел, по обоюдному согласию сторон бухгалтер может уволиться и позже (по собственному желанию или по соглашению сторон), отозвав прежнее заявление об увольнении. Кроме того, трудовой договор не прекращается, если после окончания двухнедельного срока работник все равно выходит на работу (ч. 2 ст. 38 КЗоТ). Затем ему, правда, придется подать новое заявление об увольнении, но уже без учета отработки двух недель.

Понятно, что качественно соблюсти процедуру смены главбуха можно в том случае, когда увольнение происходит не в авральном порядке и при наличии преемника на должность. Поэтому для наиболее полного рассмотрения всех нюансов смены главбуха за основу возьмем именно такую ситуацию.

Документальная проверка и передача дел

Итак, главбух подал заявление об увольнении, определена дата расторжения трудового договора. Теперь самое время задуматься о передаче дел. Очевидно, что данная процедура не ограничивается только актированием. Предварительно должна быть проведена проверка учета на предприятии.

Внимание!

Не путайте с инвентаризацией активов, средств и расчетов, которую проводят согласно Инструкции № 69. Такая процедура обязательна только в том случае, если бухгалтер является материально ответственным лицом (пп. «в» п. 3 Инструкции № 69).

Таким образом, первое, что нужно сделать, после того как определились с новой кандидатурой на должность руководителя отдела бухгалтерии, - издать приказ директора предприятия о приеме-передаче дел. В приказе, в частности, следует оговорить:

порядок и сроки проведения документальной проверки;
лицо, принимающее дела;
состав комиссии, участвующей в документальной проверке и приеме-передаче дел (в нее должны входить передающая, принимающая стороны и руководитель предприятия, при необходимости могут привлекаться и другие сотрудники, а также независимые эксперты, аудиторы);
процедуру передачи дел (при необходимости).

Перед проверкой увольняющемуся бухгалтеру следует заполнить, подшить и пронумеровать документы, регистры по совершенным операциям, укомплектовать отчетность в разрезе налогов (сборов, взносов) и периодов предоставления, словом, привести учетные дела в порядок. Даже если учет ведется в электронном виде, сводные ведомости, журналы и прочие учетные регистры имеет смысл передавать в печатном виде, что позволит запечатлить текущее состояние учета. Хотя, безусловно, данный вопрос остается на усмотрение комиссии.

Далее комиссия приступает к документальной проверке. Как правило, такая проверка выборочная , поскольку ее нужно осуществить в сжатые сроки - до прекращения трудовых отношений с прежним бухгалтером. В ходе проверки в первую очередь следует сосредоточиться на документах (за последних три года), связанных с уплатой налогов, с соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, то есть на тех участках работы, ошибки на которых в будущем могут повлечь наиболее серьезные штрафные санкции. Поэтому достаточное внимание нужно уделить наличию налоговых накладных, документов, подтверждающих налоговые расходы, расчетам амортизации, ведению кассовой книги (если ее вел главный бухгалтер) и т.д.

По желанию в рамках документальной проверки можна провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, проверить состояние расчетов с контрагентами и выполнение договорных обязательств.

Помимо первичных документов, следует внимательно проверить наличие, комплектность, действительность:

налоговой, пенсионной, финансовой и статистической отчетности;
главной книги, оборотно-сальдовой ведомости, учетных регистров;
внутреннихдокументов организационного характера: приказа об учетной политике, графика документооборота, колдоговора, трудовых договоров положений об оплате труда и о командировках, пр.;
правоустанавливающих документов;
разрешительных и других подобных документов (лицензий, торговых патентов);
документов по работе с контролирующими органами (актов сверок, уведомлений-решений, запросов);
документов по работе с контрагентами (актов сверок расчетов, договоров);
инвентаризационных описей;
документов, связанных с обращением наличности и применением РРО (кассовой книги, книги учета расчетных операций) и др.

Если будет выявлена недостача документов, комиссия должна установить причины ее возникновения. При этом нужно потребовать от главного бухгалтера составить пояснительную записку, в которой тот обязан изложить причины недостачи. В случае пропажи или уничтожения документов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы, а также включает представителей следственных органов (если необходимо, то и пожарного надзора) в состав комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения (п. 6.10 Положения № 88).

По завершению проверки составляют акт приема-передачи дел. В нем указывают:

наличие и количество первичных документов (папок с документами), регистров, отчетности и пр.;
недостающие документы и причины их недостачи;
неверно заполненные документы или документы, заполненные не полностью;
выявление факта просроченных (недействующих) разрешительных документов, договоров;
сроки проведения последних проверок контролирующими органами;
сведения о переданном программном обеспечении (для работы с банком, составления отчетности, ведения учета и т.п.);
факт проверки на правильность и работоспособность программного обеспечения, ключей, паролей к нему;
факт передачи чековой книжки, ключей от сейфа, бланков строгой отчетности и пр.;
сумму переданной наличности.

Подписанный всеми членами комиссии акт оформляют в трех экземплярах. Один экземпляр предоставляют главбуху, передающему дела, второй - принимающему, третий оставляют на предприятии.

Уведомляем банк

Если главный бухгалтер имеет право подписи банковских документов, в обслуживающий банк следует подать новую Карточку с образцами подписей и оттиска печати с обновленными образцами подписи всех лиц, имеющих право первой или второй подписей (п. 18.13 Инструкции № 492). Карточку заверяют нотариально или подписью руководителя предприятия (его заместителя) и печатью организации, которой клиент административно подчинен. В населенных пунктах, где нет нотариальных контор или частных нотариусов, карточки заверяются сельским, поселковым, городским, районным Советом (п. 18.11 Инструкции № 492).

Уведомляем контролирующие органы

Для этого необходимо предоставить в налоговую инспекцию регистрационное заявление по ф. № 1-ОПП с пометкой «Зміни» со сведениями относительно нового главного бухгалтера - лица, ответственного за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Срок предоставления - 10 дней со дня принятия нового сотрудника на работу. На основании поданного заявления органы ГНС вносят соответствующие изменения в Единый банк данных юридических лиц или Реестр самозанятых лиц и затем фиксируют указанные изменения в журналах по ф. № 2-ОПП и № 7-ОПП соответственно (п. 9.3 Порядка № 1588).

Что касается Пенсионного фонда, фондов соцстрахования и органов статистки, то законодательство не обязывает уведомлять их о смене главбуха. И тем не менее, рекомендуем все же направить им письмо-уведомление с копией приказов об увольнении прежнего и назначении нового бухгалтера. Это поможет избежать недоразумений при сдаче отчетности.

В завершение об отчетности. Большинство налогоплательщиков подают ее в электронном виде. В связи со сменой главбуха следует обратиться в центр сертификации ключей, у которого вы находитесь на обслуживании, подав заявление с просьбой об аннулировании старого электронного ключа и выдаче нового. Получив новый ключ, в налоговую нужно в электронном виде направить обновленный договор о сдаче электронной отчетности, содержащий новую цифровую подпись. Тоже самое с органами пенсионного фонда и статистики (в отделение ПФУ отправляют карточку присоединения к договору о сопровождении электронных отчетов).

Игорь БЕЛОВ,

независимый эксперт

Список использованных нормативно-правовых актов:

УКУ - Уголовный кодекс Украины.

Закон о бухучете - Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

Инструкция № 69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.1994 г. № 69.

Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Инструкция № 492 - Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

Порядок № 1588 - Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина Украины от 09.12.2011 г. № 1588.

Типовое положение № 59 - Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденное постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59.